Was ist Microsoft 365 und welche Vorteile bietet es Unternehmen?

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Software-Suite von Microsoft, die Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneDrive umfasst. Unternehmen profitieren von ortsunabhängigem Zugriff auf Daten und Anwendungen, automatischen Updates, hoher Skalierbarkeit und einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern.

Wie unterstützt Microsoft 365 die Zusammenarbeit im Unternehmen?

Mit Anwendungen wie Microsoft Teams können Mitarbeiter chatten, Videokonferenzen durchführen, Dateien gemeinsam bearbeiten und Projekte koordinieren. Dokumente lassen sich in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, wodurch die Teamarbeit effizienter wird.

Wie sicher sind Unternehmensdaten in Microsoft 365?

Microsoft 365 bietet verschiedene Sicherheitsfunktionen wie Mehrfaktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Bedrohungserkennung. Unternehmen können zudem Richtlinien für Datenschutz und Compliance festlegen, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten.

Welche Kostenmodelle gibt es für Microsoft 365?

Microsoft 365 wird in verschiedenen Abonnement-Modellen angeboten, beispielsweise für kleine Unternehmen, mittelständische Betriebe oder Großunternehmen. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Nutzer sowie dem gewünschten Funktionsumfang. Dadurch können Unternehmen die Lösung flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen.

Unified Communication

Microsoft 365 Business

Die Vorteile für Unternehmen gegenüber On-Premises-Lösungen

Mehr zu Microsoft 365 Business

V-Hub Redaktion

Lorenz Steinke

25.06.2026

9 Min.

Effizient zusammenarbeiten, unterwegs produktiv sein, IT-Aufwand minimieren: Im digitalen Büro können Sie auf unzähligen Wegen Informationen austauschen. Wer Zeit und Aufwand sparen möchte, verknüpft Anwendungen und managt Daten zentral. Lösungen wie Microsoft 365 Business steigern so die Effizienz am Arbeitsplatz. Dass sich die vielen Vorteile von Microsoft 365 Business auch zu erheblichen Kosteneinsparungen summieren, zeigt eine Studie von Forrester Consulting. Erfahren Sie hier, warum sich der Umstieg von On-Premises-Produkten in die Cloud für Ihr Unternehmen lohnt.

Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zu den Vorteilen von Microsoft 365 Business gegenüber On-Premises-Lösungen in Kürze Finanzielle Vorteile: Forrester spricht von erheblichen Einsparungen Effizienterer Technologieeinsatz: Weniger Investitionen für neue Hard- und Software Verbesserte Compliance: Datenschutz und Sicherheit aus der Cloud

Effizientere Teamarbeit: Integrierte Lösungen für bessere Datenverfügbarkeit Transparente Prozesse: Sorgen Sie für schnellere Ergebnisse Virtuell anwesend sein: Die praktische Meeting-Funktion von Teams Zentrale Administration: Nutzer:innen, Lizenzen und Tools sowie Geräte stets im Blick Total Cost of Ownership optimieren: Planbare Kosten und flexible Funktionen Verbesserte Business-Intelligence und Realtime-Communication Fazit: So nutzen Sie Microsoft 365 für die effiziente Vernetzung am Arbeitsplatz

Das Wichtigste zu den Vorteilen von Microsoft 365 Business gegenüber On-Premises-Lösungen in Kürze

Microsoft 365 Business kann Kosten senken und die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern.
Viele bisher bei Drittanbietern gekaufte Anwendungen können durch die umfangreiche Office-Suite ersetzt werden, sodass Schnittstellen und Lizenzgebühren dafür entfallen.
Mitarbeitende vernetzen sich mit Microsoft 365 untereinander und arbeiten gemeinsam an Datenbeständen in der Cloud.
Microsoft 365 macht flexibel: Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie einfach weitere Lizenzen für neue Mitarbeitende hinzubuchen.

Mehr zu Microsoft 365 Business

Finanzielle Vorteile: Forrester spricht von erheblichen Einsparungen

Das US-Marktforschungsinstitut Forrester Consulting hat in der Studie The Total Economic Impact™ Of Microsoft 365 das Optimierungspotential der Cloud-Lösung aufgeschlüsselt und den Einfluss von Microsoft 365 Business auf die Betriebskosten für Organisationen analysiert. Die Ergebnisse sprechen für sich: Die Analyse ergab einen satten ROI (Return on Investment) von 190 Prozent. Schon nach etwas mehr als sechs Monaten rentierte sich die Investition in das flexible Mietmodell und summierte sich nach drei Jahren auf insgesamt 23,2 Millionen US-Dollar Ersparnisse bei 10.000 Enterprise-Lizenzen – das sind rund 773 US-Dollar pro Nutzer:in in einem Jahr.

Diese finanziellen Vorteile von Microsoft 365 Business ermittelte Forrester anhand von fünf Einflussgrößen der Cloud-Software: Technology, Mobility, Control & Compliance, Business Intelligence sowie Realtime Communication. Doch wie kann das sein? Vor allem die Cloud-Funktionen und das verbesserte Teams tragen wesentlich zum Erfolg von Microsoft 365 Business bei, wie wir Ihnen im Folgenden schildern.

Empfohlener externer Inhalt

Hier ist ein Video-Inhalt von YouTube. Er ergänzt die Informationen auf dieser Seite.
Sie können ihn mit einem Klick anzeigen und wieder ausblenden.

Externer Inhalt

Ich bin einverstanden, dass externe Inhalte angezeigt werden. So können personenbezogene Daten an Drittplattformen übermittelt werden. Mehr in unserer Datenschutzerklärung.

Externer InhaltDatenschutzerklärung

Datensicherheit für Office 365 – jetzt Whitepaper downloaden

Auch in der Cloud sind Datenverluste möglich, sei es durch menschliche Fehler oder durch Cyber-Attacken. Wie Sie Ihre wertvollen Daten wirksam schützen, erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema Back-up mit Microsoft 365.

Zum Download

Die Business-Modelle von Microsoft 365 bringen die vertrauten Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit praktischen Tools für die Echtzeitkommunikation und das Filesharing zusammen. Da sich in der Regel ein/e Anbieter:in als zentrale/r Ansprechpartner:in um die Implementierung und das laufende Management der Cloud-Software kümmert, können sich die Kolleg:innen in der IT-Abteilung jede Menge Arbeit für den Betrieb und die Wartung komplexer IT-Hardware ersparen.

Ebenso entfällt der Aufwand für den Mitarbeitersupport und das -training. Auch zusätzliche Software und Services von Drittanbietern werden mit Microsoft 365 Business überflüssig. So können Unternehmen sowohl den IT-Aufwand als auch die Software- und Service-Kosten laut der Studie um bis zu 30 Prozent reduzieren.

Eine Frau in roter Bluse sitzt an einem Mac und telefoniert via Headset

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

Produktivität steigern. Sicherheit stärken. Und sich dabei komplett auf Ihr Business konzentrieren? Das geht. Unsere Expert:innen helfen mit Ihren Microsoft 365 Business-Lizenzen. So haben Sie Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Jetzt mehr erfahren

Effizienterer Technologieeinsatz: Weniger Investitionen für neue Hard- und Software

Zugleich minimieren Sie mit der Cloud-Lösung die Anschaffungskosten für neue Hardware wie Computer und Server. Ältere Laptops können weiter genutzt werden, da sich alle Tools, Dokumente und Services in der Cloud befinden. So unterstützt Microsoft 365 Business auch Ihre Bring-Your-Own-Device-Strategie (BYOD) und verbessert die Geschäftskontinuität. Bei Server-Ausfällen oder Netzwerkproblemen können Mitarbeiter:innen in der Cloud problemlos weiterarbeiten. Auch teure Upgrades für die Infrastruktur bisheriger Datei- und E-Mail-Server werden überflüssig.

Da Microsoft 365 Business viele Tools in einer Software-Lösung vereint, können Sie sich von redundanten Software-Tools trennen.

Verbesserte Compliance: Datenschutz und Sicherheit aus der Cloud

Der digitale Arbeitsplatz stellt IT-Expert:innen vor besondere Herausforderungen in Sachen Datenschutz und -sicherheit. Auch hier kann die Cloud-Lösung von Microsoft 365 Business punkten: Durch das Hosting auf Microsoft-Rechenzentren innerhalb der EU erfüllen sie die strengen Anforderungen europäischer Datenschutz- sowie Compliance-Richtlinien und minimieren das Risiko unbeabsichtigter Verstöße. Automatische Feature-Updates, ein branchenführender Viren- und Spamschutz sowie Datenverschlüsselung bei der Übertragung ersparen Ihnen Kosten für zusätzliche Sicherheits-Tools und unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Gut gelaunter Mann mit einem Headset vor einem Notebook.

Microsoft Azure: Back-up, SharePoint und Virtual Desktops

Sichern und archivieren Sie wertvolle Daten jetzt noch einfacher.

Mit Single-Sign-on für IT-Anwendungen und SharePoint-Integration stellen Sie Desktop-Anwendungen jetzt noch schneller bereit.

Und mit dem Azure Virtual Desktop konzentrieren Sie sich auf Strategie und Management – statt um die Verwaltung Ihrer Infrastruktur.

Jetzt über Microsoft Azure informieren

Effizientere Teamarbeit: Integrierte Lösungen für bessere Datenverfügbarkeit

Mit Microsoft 365 Business können Sie E-Mails, Teamkalender, Kontakte und Informationen mit einer Lösung managen. Die Dokumente sämtlicher Office-Anwendungen synchronisieren sich automatisch auf allen Endgeräten, so dass alle Mitarbeitenden auf dem PC, Tablet und Smartphone stets das aktuelle Dokument vorliegt. An diesem können die Mitarbeiter:innen nun parallel arbeiten, ohne ständig Anpassungen an unterschiedlichen Versionen vorzunehmen. Das erleichtert nicht nur vor Ort, sondern auch unterwegs die flexible und zeitsparende Zusammenarbeit.

Eine Beispielanalyse von Forrester veranschaulicht eine Effizienzsteigerung von 62 Stunden pro Mitarbeiter:in und Jahr. Das heißt, jede/r mobile Mitarbeiter:in kann durch die Arbeit mit Microsoft 365 Business gut 15 Minuten pro Tag sparen.

Hierbei können KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot Sie noch weiter unterstützen. So fasst das KI-Programm beispielsweise lange Mail-Threads automatisch zusammen und verfasst erste Mail-Entwürfe anhand Ihrer Vorstellungen in Sachen Tonalität und Länge. So sparen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen noch mehr Zeit im Unternehmensalltag.

Transparente Prozesse: Sorgen Sie für schnellere Ergebnisse

Egal, ob Sie im digitalen Büro, Homeoffice oder auf Geschäftsreise arbeiten: Da alle Dateien von Microsoft 365 Business in der Cloud gespeichert sind, lassen sie sich überall von jedem Gerät abrufen und mit Kund:innen, Kolleg:innen oder Geschäftspartner:innen teilen. So können Sie wichtige Arbeitsschritte leichter abstimmen und koordinieren. Entscheidungen und Prozesse werden für alle Beteiligten transparenter und Aufträge lassen sich schneller abwickeln.

Zudem können Sie Mitarbeiter:innen jederzeit über Teams-Kanäle über Entscheidungen und neue Ausrichtungen des Unternehmens informieren. So wahren Sie auch intern Transparenz. Noch besser geht das mit Microsoft Viva Engage (ehemals Yammer), der sozialen Medienplattform für Unternehmen. Hier bekommen alle Mitarbeiter:innen Zugriff auf eine Timeline mit allen wichtigen Posts, Entscheidungen und Lob. So stärken Sie nicht nur die Transparenz und die Zusammenarbeit untereinander, sondern auch das Engagement für Ihr Unternehmen.

Virtuell anwesend sein: Die praktische Meeting-Funktion von Teams

Neben den klassischen Arbeitstools wie Word, Excel und PowerPoint bietet Microsoft 365 Business viele Anwendungen für die Telekommunikation und den Informationsaustausch. Im Team-Chat, über soziale Netzwerke oder HD-Videokonferenzen lassen sich die nächsten Schritte und neusten Ergebnisse besprechen. Via Teams können Sie die Konferenz auch aufzeichnen, den Bildschirm freigeben, digitale Whiteboards einbinden und PowerPoint-Präsentationen kommentieren. Das bedeutet Teamwork in Echtzeit mit bis zu 1.000 Nutzer:innen (und 10.000 Beobachter:innen), die Sie von jedem Ort der Welt zuschalten können.

Noch vielseitiger ist die Arbeit mit Teams dank KI-Tools wie Microsoft 365 Copilot. Die künstliche Intelligenz ist in der Lage, Protokolle von Meetings anzufertigen und selbstständig offene Fragen von Teilnehmer:innen anhand dieser Protokolle zu beantworten. Am Ende jeder Besprechung folgt eine Zusammenfassung. Das ist auch für vergangene Meetings möglich, die mit Microsoft 365 Copilot abgehalten wurden.

Zentrale Administration: Nutzer:innen, Lizenzen und Tools sowie Geräte stets im Blick

Auch die IT-Abteilung kann sich mit Microsoft 365 Business wieder mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren. Administrator:innen können alle Nutzer:innen, Lizenzen und Tools zentral verwalten – auch die Daten aller Mobilgeräte. Geht ein Diensthandy verloren, lassen sich die sensiblen Firmen- oder Kundendaten aus der Ferne löschen. Mit den Funktionen des Mobile Device Management können Sie außerdem Richtlinien für die Gerätesicherheit und Zugriffsregeln festlegen. Das geht auch ohne tiefgreifende IT-Kenntnisse, denn die Einrichtung der Software erfolgt Schritt für Schritt nach Anleitung.

Für Ihr IT-Team zeigt das Admin Center wichtige Ereignisse direkt an und gibt eine Empfehlung an die Hand. So können auch für neu auftretende Probleme schnelle Lösungen gefunden und diese Erkenntnisse später weitergereicht werden. Zudem lässt sich das Admin Center von überall verwalten. Dafür sorgt die Admin-App von Microsoft 365 Business, die Geräte-, Kennwörter- und Nutzerverwaltung sowie Supportanfragen und Benachrichtigungen unterwegs ermöglicht.

Total Cost of Ownership optimieren: Planbare Kosten und flexible Funktionen

Die flexiblen Strukturen von Microsoft 365 Business sind für Unternehmen jeder Größenordnung ein erheblicher Vorteil. Mit Microsoft 365 Business Cloud müssen Sie das bekannte Office-Paket oder die Lizenzen nicht mehr kaufen, sondern können Microsoft-Produkte als Service nutzen. Sie zahlen monatlich und erhalten ein stets aktuelles, sicheres Paket. Dafür bietet Microsoft flexible Modelle, deren Funktionen und Anwendungen sich auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens abstimmen lassen.

Das hat den enormen Vorteil, dass Microsoft 365 Business für Ihr Unternehmen leicht skalieren lassen. Starten Sie mit dem Service, während Sie 100 Mitarbeiter:innen beschäftigen, wollen aber weitere Personen einstellen? Dann müssen Sie lediglich weitere Lizenzen für die einzelnen Nutzer:innen erwerben.

Ein Flugplatz und verschiedene Flugzeuge aus der Vogelperspektive

Microsoft 365 Copilot Business: Mehr Produktivität dank KI

Microsoft 365 Copilot Business ist eine künstliche Intelligenz, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren lässt. Sie nutzen Copilot mit Ihren Office-Anwendungen. Geben Sie Ihre Frage oder Ihren Auftrag einfach ein – schon erhalten Sie Zusammenfassungen, Ideen oder Gestaltungsvorschläge.

Gesteigerte Produktivität
Hilfe und Tipps in Echtzeit
Austausch per Business Chat

Jetzt mehr erfahren

Verbesserte Business-Intelligence und Realtime-Communication

Wollen Sie anhand von auswertbaren Informationen Geschäftsentscheidungen treffen, hilft Ihnen Microsoft 365 Business dabei, diese Business-Intelligence zu steigern. Mit Tools wie PowerPoint können Sie bereits leicht verständliche Darstellungen erstellen. Zusätzlich erhältliche Tools wie Power BI, die ebenfalls im Microsoft-Kosmos integrierbar sind, vereinfachen das Ganze zusätzlich.

Realtime-Communication beschreibt die Kommunikation in Echtzeit oder zumindest ohne merkbare Latenzen. Unternehmen der Studie konnten interne Anrufe seit der Implementierung von Microsoft 365 Business um rund 50 Prozent verringert werden. Instant Messaging vereinfacht dabei Ab- und Rücksprachen mit Kolleg:innen, Kund:innen und Partner:innen. Zugleich können Online-Meetings in Form von Telefon- und Videokonferenzen bisherige Geschäftsreisen, Außendienste und Vor-Ort-Termine ersetzen.

Fazit: So nutzen Sie Microsoft 365 für die effiziente Vernetzung am Arbeitsplatz

Mit Microsoft 365 erhalten Sie eine umfangreiche Office-Suite aus der Cloud. Mit ihren zahlreichen Kooperationswerkzeugen ist sie ideal für vernetzte Teams, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden und über Teams regelmäßig austauschen und gemeinsam auf Datenbeständen in der Cloud arbeiten.

Dabei können die flexiblen Strukturen von Microsoft 365 Business für Unternehmen jeder Größe interessant sein. Denn Mit Microsoft 365 Business Cloud müssen sie das Office-Paket nicht mehr kaufen, sondern können die Microsoft-Suite als Service buchen. Sie zahlen monatlich und erhalten ein stets aktuelles, sicheres Paket. Dafür bietet Microsoft flexible Modelle, deren Funktionen und Anwendungen sich auf den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens abstimmen lassen.

Fertig für Sie eingerichtet und startklar: Microsoft 365 Business mit Vodafone Services

Jetzt mehr erfahren